町内会役員選出の案内文テンプレート集｜そのまま使える例文と書き方

町内会の役員選出の案内文を書くとき、「どんな言葉でお願いすればいいのか」「文面はどこまで丁寧にするべきか」と迷うことはありませんか。

役員選出は地域の協力で進める大切な行事だからこそ、案内文の内容や書き方には気を配りたいものです。

この記事では、町内会や自治会などで役員選出の案内文を作成する際に役立つテンプレートと、丁寧に伝わる文章の組み立て方を紹介します。

立候補のお願い文や会議の案内文、再任依頼など、さまざまなシーンに対応した文例を多数掲載しました。

どんな立場の方でも、そのまま使える自然で伝わる案内文が作れるようになります。

町内の雰囲気を大切にしながら、無理のない形で役員選出を進めたい方におすすめの内容です。

町内会役員選出の案内文とは？目的と基本構成

町内会の役員選出は、地域運営を円滑に進めるための大切なプロセスです。

その際に配布される「案内文」は、住民に対して選出の目的や流れを分かりやすく伝えるためのものです。

ここでは、案内文が果たす役割と、作成時に押さえておきたい基本構成を整理していきましょう。

案内文の目的と役割とは？

案内文の最大の目的は、役員選出について住民に理解してもらい、協力を得ることです。

突然の依頼や通知にならないよう、事前に趣旨を伝え、納得してもらうことが重要です。

案内文は「参加を促すための説明書」であり、読んだ人が自然に行動できる内容にすることが理想です。

また、形式的な文面になりすぎず、住民への感謝や配慮を伝えることで、地域のつながりを保ちやすくなります。

案内文の目的	ポイント
役員選出の趣旨を伝える	なぜ必要なのかを簡潔に説明
参加や協力を呼びかける	「お願い」ではなく「一緒に進めたい」という表現を意識
手続きや日程の共有	具体的な流れを明確に書く

案内文に盛り込むべき5つの基本要素

案内文には、最低限押さえておくべき要素があります。

これらを漏れなく含めることで、読み手に誤解を与えず、スムーズに理解してもらえます。

1. 件名・タイトル：「町内会役員選出のご案内」など、内容がすぐ分かる見出しを設定します。

2. あいさつ文：「平素より町内会活動にご協力いただきありがとうございます。」のように、感謝のひと言を入れます。

3. 案内の主旨：「次年度の役員選出を行うため、候補者の推薦をお願い申し上げます。」と、要点を簡潔に。

4. 日時・方法：選出会の日時や方法（会議・回覧・投票など）を明確に記載します。

5. 締めの文：「ご理解とご協力を賜りますようお願いいたします。」など、丁寧に結びます。

構成要素	文例
タイトル	「町内会役員選出のご案内」
あいさつ	「日頃より地域活動へのご協力をありがとうございます。」
主旨説明	「次年度の役員を選出するため、候補者のご推薦をお願い申し上げます。」
日時・方法	「〇月〇日までに回覧用紙へご記入ください。」
締め	「今後とも地域活動へのご理解をお願いいたします。」

伝わりやすく誤解されない文の構成パターン

案内文は「結論→理由→詳細→お願い→締め」の順番で書くと、自然で分かりやすい流れになります。

最初に目的を述べることで、読み手がすぐに内容を理解できます。

次に理由や背景を簡単に触れ、詳細（日時・対象・方法）を明確にし、最後に協力をお願いする形が理想です。

ポイントは、住民が「何をすればいいか」がすぐ分かる構成にすることです。

段階	内容
結論	役員選出を行う旨を先に伝える
理由	なぜ行うのかを簡潔に
詳細	日時や手順を具体的に記載
お願い	協力や出席を求める
締め	感謝の言葉で終える

町内会役員選出の案内文例【そのまま使えるテンプレート集】

ここでは、実際にそのまま使える町内会役員選出の案内文をパターン別に紹介します。

目的や状況に応じて、表現を調整しながら使えるように構成しています。

案内文は「形式」と「気持ち」を両立させることが大切です。

一般的な役員選出案内文例（標準フォーマット）

最も一般的に使える基本形です。

多くの町内会・自治会で応用でき、改変がしやすい文面になっています。

項目	文例
件名	町内会役員選出のご案内
本文	日頃より町内会活動にご協力をいただき、誠にありがとうございます。 さて、次年度の町内会運営を担う新しい役員を選出する時期となりました。 つきましては、候補者の推薦または立候補をお願い申し上げます。 下記の内容をご確認のうえ、〇月〇日までにご提出くださいますようお願いいたします。 記 （1）推薦・立候補締切：〇月〇日 （2）提出方法：回覧用紙またはメール 今後とも地域活動へのご理解とご協力をお願い申し上げます。

立候補を募る案内文例

自主的な参加を促したい場合に有効です。

押しつけにならず、前向きな印象を与える書き方がポイントです。

項目	文例
件名	町内会役員立候補のお願い
本文	いつも町内会活動にご協力いただきありがとうございます。 このたび、来年度の町内会役員を選出するにあたり、立候補を受け付けております。 地域の運営にご関心のある方は、ぜひお力添えをお願いいたします。 ご希望の方は、〇月〇日までに下記方法にてお知らせください。 （1）提出先：町内会長〇〇〇〇 （2）方法：回覧用紙記入またはメール送信 皆さまのご参加をお待ちしております。

推薦制で候補者を募る案内文例

立候補が難しい地域では、推薦方式を取る場合があります。

その際は、特定の人への負担を感じさせない柔らかい言葉が大切です。

項目	文例
件名	町内会役員候補者推薦のお願い
本文	平素より町内会活動にご理解を賜り、ありがとうございます。 次年度の役員選出にあたり、候補者のご推薦をお願い申し上げます。 ご本人の了承を得たうえで、推薦用紙にご記入いただけますと幸いです。 候補者が多数の場合は、役員会にて調整のうえ決定いたします。 ご協力のほどよろしくお願いいたします。

再任をお願いする案内文例

すでに経験のある方に再度役職をお願いするケースでは、感謝を明確に伝えることがポイントです。

項目	文例
件名	町内会役員再任のお願い
本文	平素より町内会活動にご尽力いただき、誠にありがとうございます。 このたび、次年度の役員選出に際し、〇〇様に再度ご担当をお願いできればと存じます。 過去のご経験をもとに、引き続き地域運営にお力添えいただけますと幸いです。 ご都合等ございましたら、お気軽にお知らせください。 ご検討のほどよろしくお願いいたします。

選出会議開催を知らせる案内文例

候補者の推薦後、会議を開いて選出を行う場合の案内文です。

会議の目的と開催方法を明確に記すことが重要です。

項目	文例
件名	町内会役員選出会議の開催について
本文	日頃より町内会運営にご協力を賜り、誠にありがとうございます。 次年度の役員選出にあたり、以下のとおり会議を開催いたします。 ご都合のつく方は、ぜひご出席をお願いいたします。 記 日時：〇月〇日（〇）〇時〜 場所：町内会集会所 内容：役員候補者の決定および承認 ご出席が難しい場合は、代理出席または委任状の提出をお願いいたします。

メール・LINEで送る簡易版案内文例

近年はメールやLINEなどで案内を送る町内会も増えています。

短くても要点を押さえることが大切です。

項目	文例
件名	町内会役員選出のご案内
本文	〇〇町内会です。 次年度の役員選出についてお知らせいたします。 候補者の推薦または立候補を〇月〇日までにお知らせください。 提出先：〇〇（メールまたはLINE返信可） ご協力のほどよろしくお願いいたします。

PTA・自治会・町内会別の案内文例【シーン別テンプレート】

町内会だけでなく、PTAや自治会など、組織ごとに案内文の書き方には微妙な違いがあります。

相手や目的に合わせて表現を調整することで、より伝わりやすく丁寧な印象になります。

ここでは、状況ごとに使いやすい案内文を紹介します。

PTA役員選出の案内文例

PTAでは「学校との連携」や「子どもたちの活動支援」といった目的を明示することが大切です。

柔らかい言葉で協力を呼びかけましょう。

項目	文例
件名	PTA役員選出のご案内
本文	保護者の皆さまへ 日頃より学校運営およびPTA活動にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。 さて、新年度に向けてPTA役員を選出する時期となりました。 学校と家庭が協力してより良い環境をつくるため、ぜひご協力をお願いいたします。 つきましては、〇月〇日までに立候補または推薦をお知らせください。 ご多忙の中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

自治会役員選出の案内文例

自治会は、地域全体の運営や防災、行事などを幅広く扱います。

そのため、案内文では「地域を支える」という視点を含めると伝わりやすくなります。

項目	文例
件名	自治会役員選出のご案内
本文	平素より自治会活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。 このたび、次年度の自治会役員選出を行うこととなりました。 地域運営を支える大切な役割として、候補者の推薦または立候補をお願いいたします。 ご提出期限：〇月〇日まで 提出方法：回覧またはメール 皆さまのご協力を心よりお願い申し上げます。

町内会役員選出の案内文例

町内会は日常生活に近い活動を担うため、親しみやすく、温かみのある文体が適しています。

形式ばらずに、地域のつながりを感じられるトーンでまとめましょう。

項目	文例
件名	町内会役員選出のお願い
本文	いつも町内会活動にご協力いただき、ありがとうございます。 新年度の町内会役員を選出する時期となりました。 地域をより良くするために、皆さまのお力をお借りできれば幸いです。 立候補・推薦を〇月〇日までにご記入またはご連絡ください。 どうぞよろしくお願いいたします。

高齢者の多い地域向け・柔らかい言葉遣いの例文

高齢者の方が多い地域では、形式よりも「分かりやすく丁寧に」が基本です。

やさしい語り口と感謝の気持ちを大切にしましょう。

項目	文例
件名	町内会役員選出のご案内
本文	町内の皆さまへ いつも地域活動にご協力をいただき、ありがとうございます。 来年度の町内会役員を決める時期となりました。 ご無理のない範囲で、できる方にご参加いただければ幸いです。 ご希望やご意見がありましたら、お気軽にお知らせください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

若い世帯が多い地域向け・カジュアルな文例

若い世帯が多い地域では、かしこまりすぎず、親しみやすいトーンが効果的です。

メールやLINEにも使いやすい短い文にまとめましょう。

項目	文例
件名	町内会役員募集のお知らせ
本文	〇〇町内会からのお知らせです。 来年度の町内会役員を募集しています。 興味のある方は、〇月〇日までにご連絡ください。 少しの時間でもお手伝いいただける方、大歓迎です。 どうぞよろしくお願いします。

役員選出案内文の書き方と注意点

ここでは、町内会役員選出の案内文を作成する際に意識しておきたい書き方のコツと注意点をまとめます。

文例を使っても、言葉の選び方ひとつで印象が大きく変わります。

読み手の立場を考えた丁寧な表現が、スムーズな協力につながります。

強制感を与えない言葉選びのコツ

案内文では「必ず」「至急」「出席願います」などの強い表現を避けましょう。

代わりに、「ご協力をお願い申し上げます」「ご都合のよい方はご参加ください」など、柔らかい言葉を使うと印象が穏やかになります。

“お願い”よりも“ご相談”という表現のほうが受け入れやすい場合もあります。

避けたい表現	おすすめの言い換え
必ずご参加ください	ご都合のつく方はご参加ください
役員を引き受けてください	お力添えいただける方を募集しています
提出を厳守してください	〇月〇日までにご提出いただけますと助かります

失礼のない敬語・丁寧表現の使い方

敬語の使い方を少し誤ると、かしこまりすぎたり、距離を感じることがあります。

案内文では、自然で温かみのある敬語を心がけましょう。

特に「〜ください」よりも「〜いただけますと幸いです」といった表現に変えると柔らかくなります。

状況	表現例
依頼	ご協力をお願い申し上げます
締めの挨拶	今後ともよろしくお願いいたします
感謝	日頃よりご理解を賜り、ありがとうございます

また、「〜をお願いします」と断定せず、「〜をお願いできればと存じます」と表現すると、押しつけにならず柔らかい印象になります。

案内文は、相手への敬意と信頼を言葉で形にするものです。

回覧・掲示・メール配布時の注意点

同じ内容でも、配布方法によって気をつける点が異なります。

それぞれの特徴を理解して使い分けると、伝わりやすさが変わります。

配布方法	注意点
回覧板	紙面が手元に届くため、文字を大きく、日付や氏名欄を明確に。
掲示板	見出しを太字にし、要点のみを簡潔にまとめる。
メール	件名に目的を明記し、本文は3〜5文で完結させる。
LINEなど	長文にならないよう、「詳細は回覧をご覧ください」と補足を入れる。

どの方法でも共通するのは、情報を整理して読みやすくすることです。

特に日付・場所・提出期限などの数字情報は、太字や改行で強調すると誤解を防げます。

また、文中に個人名を出す場合は、事前に了承を得ておくと良いでしょう。

配慮のある文面は、町内会全体の信頼を築く土台になります。

案内文に添えるひと言メッセージ例

案内文そのものが丁寧でも、最後のひと言があるだけで印象がぐっと良くなります。

手渡しや回覧時、メール文末などに添える短いメッセージは、読み手に親近感を与えます。

ちょっとした一文が、地域のつながりを温かく保つきっかけになります。

依頼に添える温かい言葉例

依頼文を送る際に、相手の負担を思いやる一言を加えると、読み手の印象が柔らかくなります。

長文にせず、2〜3文で十分です。

状況	メッセージ例
一般的な依頼時	お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
季節の挨拶を添える場合	寒暖差のある時期ですので、どうぞお身体にお気をつけください。
親しい関係性の相手へ	いつもご協力いただきありがとうございます。今回もご意見を伺えれば幸いです。

会議出席を促す一文のサンプル

会議出席をお願いする場合は、強制感を出さずに「一緒に話し合いたい」という姿勢を見せることがポイントです。

“ご出席ください”ではなく、“お越しいただけますと助かります”のように、相手に選択の余地を残しましょう。

状況	メッセージ例
一般的な出席案内	お忙しいところ恐縮ですが、ご都合のつく方はぜひお越しください。
簡潔な表現	当日のご参加を心よりお待ちしております。
柔らかく誘う表現	無理のない範囲で構いませんので、ご意見をお聞かせください。

協力を感謝するひと言フレーズ集

役員選出は、どうしてもお願いごとが多くなります。

その分、感謝の言葉を添えることで、相手の協力が前向きなものになります。

場面	メッセージ例
文末に添える一言	いつも地域活動にご協力いただき、ありがとうございます。
感謝を強調する場合	皆さまのお力添えのおかげで、地域がよりよくまとまっています。
再任をお願いする場合	これまでのご尽力に感謝申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
柔らかい表現で締める場合	今後とも温かいご支援をお願いいたします。

案内文の最後に、たった一言の感謝を添えるだけで、伝わる印象は格段に良くなります。

この章の内容を活用し、文面全体を「依頼」から「協力のお願い」へと変えていくと、自然な流れになります。

役員選出後の案内文・お知らせ文例

役員選出が完了したあとも、住民に対して丁寧に結果を伝えることが大切です。

新役員の紹介やお礼の文面をしっかり添えることで、地域全体に安心感と一体感が生まれます。

役員選出後の案内文は「報告」「感謝」「今後の協力」の3つを意識して構成しましょう。

選出結果を伝えるお知らせ文例

選出が完了した際には、候補者への敬意と地域への感謝を込めた文面を作成します。

公正に決定したことを明示することで、信頼感を高められます。

項目	文例
件名	町内会役員選出結果のお知らせ
本文	日頃より町内会活動にご理解とご協力を賜り、ありがとうございます。 このたび、〇月〇日に開催された役員選出会議において、次年度の役員が下記のとおり決定いたしました。 今後とも地域活動へのご支援を賜りますよう、よろしくお願いいたします。 記 会長：〇〇〇〇 副会長：〇〇〇〇 会計：〇〇〇〇 書記：〇〇〇〇 以上

新役員紹介文のサンプル

選出後は、町内会の掲示や回覧で新役員を紹介します。

顔ぶれを知らせることで、住民が気軽に相談しやすくなります。

項目	文例
件名	新役員のご紹介
本文	〇〇町内会では、先日の会議にて新年度の役員が決定いたしました。 以下のメンバーが中心となり、地域運営を進めてまいります。 会長：〇〇〇〇 副会長：〇〇〇〇 会計：〇〇〇〇 書記：〇〇〇〇 今後とも皆さまのご理解とご協力をお願い申し上げます。

お礼・協力感謝の文例

選出作業に関わった住民への感謝を伝える文も、欠かせません。

短い文面でも、誠意をもって締めくくることで次回への協力を得やすくなります。

項目	文例
件名	役員選出へのご協力ありがとうございました
本文	このたびは、町内会役員選出にあたり多くのご協力をいただき、誠にありがとうございました。 皆さまのおかげで、円滑に新体制を整えることができました。 新しい体制のもとで、より良い地域づくりを進めてまいります。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

役員選出後の報告や感謝の言葉は、地域の信頼関係を深める大切なステップです。

お知らせを怠らず、次の活動への前向きな空気をつくることが理想です。

まとめ：円滑な役員選出のために伝わる案内文を

ここまで、町内会や自治会で使える役員選出の案内文例と書き方のポイントを紹介してきました。

最後にもう一度、押さえておきたい要点を整理しましょう。

ポイント	内容
1. 案内文の目的	役員選出の趣旨や意義を分かりやすく伝えること
2. 書き方の基本構成	件名・あいさつ・主旨・日時・締めの5要素を必ず入れる
3. 言葉選び	強制感を避け、柔らかく協力をお願いする表現を使う
4. 例文の活用	そのまま使える文例をもとに、自分の地域に合わせて調整
5. 感謝のひと言	依頼の最後に、感謝や配慮を添えることで印象が良くなる

町内会の案内文は、単にお知らせを伝えるだけでなく、地域の人々をつなぐ大切なコミュニケーションです。

「伝える」ではなく「伝わる」を意識して書くことが、円滑な役員選出への第一歩です。

今回紹介したテンプレートや言葉選びを活用して、あなたの地域に合った案内文を作成してみてください。

自然で丁寧な表現が、次の世代へとつながる町内活動を支える力になります。