自治会の臨時総会案内文テンプレート｜すぐ使える例文と書き方のコツ

「自治会の臨時総会を開くことになったけど、案内文ってどう書けばいいの？」と迷っていませんか。

この記事では、自治会の臨時総会に使える案内文のテンプレートと、わかりやすい書き方のポイントをまとめています。

回覧板・プリント配布・掲示板・オンライン通知など、さまざまな場面で使える文面例を紹介。

さらに、「議題の書き方」や「丁寧な言い回しのコツ」も解説しているので、初めてでも迷わず作成できます。

このページを読めば、すぐに使える案内文が完成し、臨時総会の準備をスムーズに進められます。

自治会の臨時総会とは？まず知っておきたい基本
そのまま使える！自治会臨時総会の案内文テンプレート
案内文に入れる「議題」の書き方と具体例
伝わりやすい案内文を書くコツ
臨時総会の案内文に関するよくある質問
まとめ：自治会臨時総会の案内文は「正確さ」と「読みやすさ」が鍵

自治会の臨時総会とは？まず知っておきたい基本

ここでは、自治会の臨時総会について、まず基本から整理していきます。

「臨時総会っていつ開くの？」「通常総会とどう違うの？」と疑問を持つ方も多いですよね。

初めて開催する方でも流れがわかるように、特徴や目的を具体的に見ていきましょう。

通常総会との違い

通常総会は、年度ごとに定期的に行われる会議のことです。

主に前年度の活動報告や決算、次年度の予算や事業計画などを話し合う場になります。

一方で臨時総会は、年度途中に特別な議題が発生したときに開かれる会議です。

たとえば、会則の一部を変更する必要がある場合や、役員の交代などが代表的なケースです。

つまり、臨時総会は“予定外の重要事項”をみんなで確認・決定するための場なのです。

項目	通常総会	臨時総会
開催時期	年に1回（定期）	必要に応じて随時
主な議題	活動報告・予算・役員改選など	特定の案件・変更事項など
通知方法	事前に日程を設定	急を要する場合もあり

臨時総会を開催する主な理由

臨時総会は、自治会の運営上、すぐに話し合いが必要な場合に開かれます。

理由はいくつかありますが、代表的なものを以下に整理します。

役員や委員の辞任・交代が発生したとき
会則や規約を変更する必要が出てきたとき
行事や事業内容を急きょ見直すことになったとき
予算の使途変更など、承認が必要な案件があるとき

これらのように、臨時総会は自治会全体の合意が欠かせない重要事項を扱うために行われます。

案内文に必ず入れるべき要素（日時・場所・議題など）

臨時総会の案内文を作るときは、いくつかの基本項目を押さえることが大切です。

この項目が抜けていると、参加者が混乱したり、出欠確認がうまくいかないこともあります。

項目	内容
日時	開催日と開始時刻を明確に書く
場所	集会所や会館の名称・部屋番号まで記載する
議題	何を話し合うのかを一目でわかるようにする
出欠確認	返信欄を設けるか、出席方法を指定する
連絡先	問い合わせ先（担当者名や電話番号）を明記

案内文は「誰が」「いつ」「どこで」「何を」話し合うかを、短く整理して伝えるのがポイントです。

次の章では、この基本を踏まえて、実際に使えるテンプレートを紹介します。

そのまま使える！自治会臨時総会の案内文テンプレート

ここからは、実際に使える臨時総会の案内文テンプレートを紹介します。

目的や配布方法によって、文章の長さやトーンを少し変えるだけで、印象が大きく変わります。

使う場面に合わせて最適な文面を選びましょう。

回覧板で使える案内文（短め・読みやすい）

回覧板は、住民同士で次々に回す形なので、短くシンプルな文面が適しています。

以下はそのまま使える短文テンプレートです。

目的	回覧板で簡潔に伝える
ポイント	見出しを太字にして、情報を一目で把握できるようにする

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〇〇自治会　臨時総会のご案内

下記のとおり臨時総会を開催いたします。

ご都合のつく方は、ぜひご出席ください。

日時：〇月〇日（〇）〇時〇分〜

場所：〇〇集会所

議題：〇〇について

出欠：出席・欠席をご記入のうえ、〇日までにご提出ください。

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シンプルでも、「日時・場所・議題・出欠」は必ず明記することが大切です。

配布プリント用のしっかりした案内文（丁寧表現）

プリントで各家庭に配布する場合は、やや丁寧な文面が向いています。

参加を促すトーンを加えると、読み手に伝わりやすくなります。

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〇〇自治会　臨時総会開催のご案内

平素より自治会の活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。

このたび、下記のとおり臨時総会を開催いたします。

つきましては、ご多用のところ恐縮ですが、ご出席をお願い申し上げます。

記

日時：〇月〇日（〇）〇時〇分〜

場所：〇〇集会所

議題：〇〇に関する件

※出欠欄に〇印をつけ、〇月〇日までに班長へご提出ください。

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文体の特徴	使う場面
「平素より〜」などの丁寧表現を含む	プリント配布・掲示物として使用
見出しを太字にして可読性を高める	複数の議題を扱う場合にも適用可

文章の硬さは「場の正式さ」に合わせて調整するのがポイントです。

掲示板・掲示用に使える簡易バージョン

掲示板に貼る場合は、長文よりも「視覚的なわかりやすさ」が重要です。

要点を短く整理した文面が向いています。

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〇〇自治会臨時総会開催のお知らせ

日　時：〇月〇日（〇）〇時〇分〜

場　所：〇〇集会所

議　題：〇〇の件について

※どなたでもご参加いただけます。

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掲示用は「誰でも一目で理解できる構成」が大切です。

オンライン回覧（LINE・メールなど）での案内文例

最近では、LINEやメールなどのオンライン回覧も増えています。

スマートフォンで読みやすいように、段落を短く区切るのがコツです。

配信方法	ポイント
LINE・メール	絵文字や装飾を控え、読みやすさを優先する
回覧グループ	本文の前に「重要なお知らせ」などの一文を入れると親切

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【〇〇自治会からのお知らせ】

臨時総会を下記のとおり開催します。

ご確認のうえ、出席・欠席をお知らせください。

日時：〇月〇日（〇）〇時〇分〜

場所：〇〇集会所

議題：〇〇に関する件

返信方法：このメッセージに「出席」または「欠席」と返信してください。

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オンラインの場合も、日時と議題を見やすく改行するのがポイントです。

次の章では、案内文に記載する「議題」の書き方を詳しく見ていきます。

案内文に入れる「議題」の書き方と具体例

ここでは、臨時総会の案内文に欠かせない「議題」の書き方を具体的に紹介します。

議題は会の中心となる内容なので、読み手が一目で理解できる表現が大切です。

事前に内容を明確にしておくことで、会の進行もスムーズになります。

会則まわりの変更に関する議題例

会則や規約を変更する場合は、どの部分をどう変えるのかを明記するのが基本です。

「第◯条を改正する」など、具体的に記載すると参加者も理解しやすくなります。

議題の例	内容
議題1	自治会会則第5条「役員任期」の改正について
議題2	自治会規約の文言修正に関する件

「どの条項を」「どんな理由で」変更するかを簡潔に書くことがポイントです。

役員交代・人事に関する議題例

役員の辞任や新任がある場合も臨時総会の議題になります。

このときは、対象者の名前と役職名を明確にするのが原則です。

議題の例	内容
議題1	副会長の交代について
議題2	新役員の選出に関する件

役職名や対象者を省略すると混乱を招くため、必ず明示することが大切です。

行事・事業の見直しに関する議題例

行事や事業の内容を見直すときも、臨時総会で話し合うことがあります。

中止・変更・新規実施など、内容ごとに明確に書き分けましょう。

議題の例	内容
議題1	〇〇行事の実施方法変更について
議題2	地域清掃活動の実施日変更について
議題3	新しい防災訓練の実施について

「なぜその変更が必要か」を簡潔に添えると、理解が深まりやすくなります。

予算・会計関連の議題例

予算や会計報告に関する内容も、臨時総会で話し合うことがあります。

金額の詳細までは案内文に記載しなくても構いませんが、テーマを明確にしておきましょう。

議題の例	内容
議題1	〇〇事業に関する追加予算承認の件
議題2	会計処理方法の見直しに関する件
議題3	備品購入費の支出承認について

議題は具体的かつ中立的な表現で記載することで、出席者全員が理解しやすくなるというメリットがあります。

次の章では、案内文全体をより伝わりやすく仕上げるための書き方のコツを紹介します。

伝わりやすい案内文を書くコツ

ここでは、臨時総会の案内文をより伝わりやすくするための書き方のコツを紹介します。

案内文は短い文章でも、表現の工夫ひとつで印象や理解度が大きく変わります。

少し意識するだけで、誰にでも読みやすく丁寧な文面に整えられます。

文章を短くまとめるポイント

案内文は、読み手が短時間で内容を把握できるようにまとめることが大切です。

1文を長くしすぎず、1つの文に1つの情報だけを入れる意識を持ちましょう。

また、助詞（てにをは）を整理するだけでも、文章はぐっと読みやすくなります。

NG例	OK例
臨時総会を〇月〇日に開催しますので皆さまのご出席をお願いいたします。	臨時総会を〇月〇日に開催します。ご出席をお願いいたします。
議題は会則変更と役員改選についてですのでご確認ください。	議題は「会則変更」と「役員改選」です。ご確認ください。

1文1情報で区切ると、スマートフォンでもスムーズに読めるという利点があります。

難しい言い回しを避けて読みやすくするコツ

案内文は、年齢や立場に関係なく誰でも理解できる言葉で書くのが理想です。

形式ばった表現を使いすぎると、内容が伝わりにくくなることもあります。

やわらかい言葉に言い換えるだけで、印象がより親しみやすくなります。

難しい表現	やわらかい表現
ご高配を賜り厚く御礼申し上げます。	日頃よりご協力ありがとうございます。
ご多用のところ恐縮ですが	お忙しいところ申し訳ありませんが
ご足労をおかけします	お手数をおかけします

相手に伝わる文は、正しさよりも“わかりやすさ”を優先するのが基本です。

返信欄や出欠確認を入れるかどうかの判断基準

案内文には、出欠確認欄を設けるかどうかを判断する必要があります。

出席者を把握したい場合や、資料準備が必要なときは、返信欄を設けるのが適切です。

一方で、全員参加が前提の場合は、省略しても問題ありません。

状況	返信欄の有無
人数把握が必要な会議（例：役員選出）	返信欄を設ける
全員出席が原則の会議	省略してもよい
オンラインで参加可の会議	メール・LINEで返信できる形式にする

返信方法を明確にしておくことで、参加確認の手間を減らせるという利点があります。

次の章では、臨時総会の案内文に関してよくある質問をまとめて紹介します。

臨時総会の案内文に関するよくある質問

最後に、臨時総会の案内文を作成する際によくある質問とその回答をまとめます。

小さな疑問を解消しておくことで、案内文の完成度がさらに高まります。

特に文面の丁寧さや形式で迷いやすいポイントを中心に解説します。

文頭の挨拶文はどこまで丁寧に書くべき？

文頭の挨拶文は、案内文の目的と相手との関係性によって調整します。

地域全体への配布であれば、過度に堅苦しい表現は避けて構いません。

「いつもご協力ありがとうございます。」程度の簡単なあいさつで十分です。

状況	おすすめの書き方
全世帯への配布	「平素より自治会活動にご協力ありがとうございます。」
役員・班長など関係者への通知	「いつも運営にご尽力いただき、ありがとうございます。」

あいさつ文は“相手に合わせて短く整える”のが自然です。

案内文の提出期限は明記した方がよい？

出欠確認や資料準備がある場合は、期限を必ず明記しましょう。

記載がないと返信が遅れやすくなり、準備に影響することもあります。

一方、全員出席が前提の場合は、期限を設けず簡潔にしても問題ありません。

ケース	記載方法の例
出欠確認が必要な場合	「〇月〇日までに班長へお知らせください。」
返信不要の場合	「出席は自由です。当日直接お越しください。」

期限を入れることで、出欠の把握ミスを防ぎやすくなります。

議題が複数ある場合の書き方は？

議題が2つ以上ある場合は、箇条書きや番号をつけて整理するのが基本です。

「議題1」「議題2」と順番に示すと、視覚的にも理解しやすくなります。

また、各議題の内容を1行ずつにまとめると、読み手の負担が減ります。

良い例	避けたい例
議題1：会則変更の件議題2：役員交代の件議題3：秋祭り実施計画の件	議題：会則変更、役員交代、秋祭り実施計画の件

複数の議題は1行1項目に整理して、読みやすくするのが鉄則です。

ここまでで、臨時総会の案内文の基本から応用までを整理できました。

最後に、記事全体を通したまとめを見ていきましょう。

まとめ：自治会臨時総会の案内文は「正確さ」と「読みやすさ」が鍵

ここまで、臨時総会の基本から、案内文のテンプレート、議題の書き方、そして作成のコツまでを見てきました。

最後に、今回のポイントを整理して振り返りましょう。

テーマ	ポイント
臨時総会の目的	特別な案件や変更事項を会員全体で確認・承認するために開催される
案内文の基本項目	日時・場所・議題・出欠確認・連絡先を明確に記載する
テンプレートの使い分け	回覧板・配布プリント・掲示・オンラインなど、用途に応じて文面を調整する
議題の書き方	「何を」「どのように」話し合うかを簡潔に書くと理解しやすい
文章のコツ	短く・やさしく・具体的にまとめることで読みやすくなる